Under fanen Arkivkoder i en sak kan du hente og redigere detaljer om hvor saken arkiveres:
Feltene i arkivkodevinduet ligger også i området Arkivkoder under fanen Saksdetaljer i vinduet Ny sak (se Ny sak). Feltene er:
Journalenhet
Angir hvilken journalførende enhet som har opprettet saken. Dette feltet vises bare hvis din organisasjon benytter journalenheter.
Arkivdel
Angir plassering av saken innenfor organisasjonens arkiv. Når det periodiseres, vil arkivdelen på saken få status overlappingsperiode og det lages en ny arkivdel for den nye perioden. Registreres det da en ny journalpost i saken, vil ESA automatisk flytte saken med alle journalposter til den nye arkivdelen. Hvis det er haket av på papir vil det i tillegg bli lagt en oppgave av type Annen til arkivarene med beskjed om å flytte den fysiske saken til den nye arkivdelen.
Arkiveres på papir
Angir om sakens dokumenter skal arkiveres på papir og avleveres arkivdepot som papir. Om dokumentene arkiveres på papir eller ikke er avhengig av arkivdel. Selv om det er haket av for På papir kan hele eller deler av saken ligge som elektronisk kopi.
Kassasjon
Angir kode for hva som skal skje når kassasjonsdato er nådd. Velg fra nedtrekkslisten.
Bevaringstid
Angir bevaringstid. Bevaringstid er antall år saken skal bevares etter at den er avsluttet før kassasjon eller annen aksjon i henhold til kassasjonskoden skal foretas. Når saken avsluttes vil datofeltet til høyre oppdateres automatisk med dato hentet fra siste journaldato pluss antall år bevaringstid.
Prosjekttype
Velg fra nedtrekkslisten. Innholdet er spesifikt for den enkelte organisasjon, og blir definert i ESA Administrator.
Prosjekt
Fritekstfelt for eventuell beskrivelse av prosjektet.
Dobbeltklikker du på en rad i listen åpnes vinduet Endre arkivkode hvor du kan endre denne arkivkoden. Feltene i vinduet er det samme som for Ny arkivkode.
For å slette en rad velger du Slett fra nedtrekkslisten til venstre på ønsket rad.