Du kan konvertere et ferdig dokument (F) til PDF ved å velge Konverter til PDF i nedtrekkslisten for valgt dokument. Kommandoen er deaktivert hvis dokumentet ikke er ferdig.
Hva er arkivformat/PDF
Det er Arkivforskriften som angir lovlig format for elektronisk avlevering (ofte kalt arkivformat). For dokumenter som inneholder tekst vil PDF (Portable Document Format) være det mest egnede formatet. Andre godkjente formater inkluderer JPEG for bilder og MP3 for lydfiler. Bare dokumenter i godkjent format kan avleveres til arkivdepot.
PDF bevarer dokumentet slik det skrives ut. Linjefall, skriftsnitt, plassering av figurer, sidehode og bunntekst, osv. er absolutt bestemt. PDF brukes som et sluttformat; det er ikke vanlig å redigere videre på en fil i PDF.
Når du ber ESA konvertere til PDF, vil ESA slå opp i sine registre for formater og velge hvilket format det skal konverteres til. Siden dette oftest er PDF har kommandoene PDF i navnet, f.eks. Konverter til PDF.
Det finnes mange varianter av PDF. Den som kan avleveres heter PDF/A.
Det er stor overlapp mellom godkjente formater for publisering på nett og elektronisk utveksling, og arkivformat. Derfor bruker ESA arkivformatet for publisering på nett og elektroniske forsendelser.
For at man kan lage PDF må den maskinen som konverteringen skal foregå på, ha verktøy som kan vise og skrive ut dokumentet som skal konverteres.
Hvis du gir PDF-kommandoen i en journalpost, vil alle dokumenter i journalposten som er ferdige bli konvertert. Hvis du gir kommandoen i en saksbeskrivelse vil samtlige ferdige dokumenter som tilhører saken bli konvertert til PDF.
Merk: Dokumentet i arkivformat vil erstatte dokumentet i produksjonsformat som «aktiv variant».
Dersom du endrer innholdet i det dokumentet arkivvarianten er laget fra, vil dokumentet med arkivvarianten fjernes og du må konvertere på nytt.
Konvertering er en relativt tung operasjon som kan ta noe tid hvis antallet dokumenter er stort.
Du kan konvertere hele saker, hele journalposter eller enkeltdokumenter.
Konvertere på din PC (klienten)
Menyvalgene som heter Konverter til PDF kjører konverteringen på din PC. Konverteringen blir gjort umiddelbart, og du må vente til den er ferdig før du kan bruke ESA.
Denne funksjonen krever at din PC er satt opp for å kunne utføre kommandoen.
Konvertere på server
Menyvalgene som heter Legg i PDF konverteringskø kjører konverteringen på en server, så du kan fortsette å jobbe i ESA. Denne funksjonen forutsetter at din organisasjon har modulen Serverbasert PDF-konvertering. Serveren konverter for alle brukere, og det kan derfor ta litt tid før alle dokumentene er konvertert. Du får ingen tilbakemelding når konverteringen er ferdig.
Denne kommandoen benytter du normalt kun hvis noe har gått galt og du må konvertere på nytt. Når man har modulen Serverbasert PDF-konvertering konverterer serveren dokumentene til PDF (eller annet arkivformat) så snart de er ferdige (når dokumentene har fått status F).
Konverteringer som feiler legges i listen Feilede PDF-konverteringer under Journalpost i navigasjonsområdet. I kolonnen Feilmelding angis årsaken til at konverteringen feilet.
I nedtrekksmenyen Flere valg kan du velge å produsere en rapport i tekstbehandleren, eller legge (valgte) PDF-er tilbake i konverteringskøen.
Fra menyen til venstre på hver rad kan du velge å vise journalposten eller saken hvis du f.eks. må rette noe før det kan konverteres på nytt.
Modulen Serverbasert PDF-konvertering konverterer dokumentene fortløpende så snart du sier at de er ferdig. Denne kommandoen er derfor først og fremst for å konvertere dokumenter fra før modulen ble tatt i bruk, eller fordi noen dokumenter må konverteres på nytt.