Feltene er:
Dokumenttittel
Tittelen for et hoveddokument er identisk med journalpostens innholdslinje 1, og kan ikke endres. For et vedlegg er feltet redigerbart, og bør beskrive innholdet i vedlegget. Hvis du produserer dokumentinnholdet i tekstbehandleren, vil dette feltet bli satt som overskrift.
Status
Denne er i utgangspunktet satt til B, og blir satt til F når dokumentet er ferdig (endelig).
Malnavn
Dette benyttes for egenproduserte dokumenter. Også skanning har egendefinerte maler, men PDF og TIF er de mest vanlige. Malnavnet identifiserer en dokumentmal som også starter det verktøyet som skal brukes til denne tekstproduksjonen. Et sett standardmaler følger med leveransen av ESA, men din organisasjon kan ha lagt til nye maler og modifisert standardmalene. Du velger mal fra nedtrekkslisten. Malnavn kan ikke endres etter at dokumentet er produsert.
Dok.lager
Dette er satt til standard dokumentlager for deg. Hvis du har grunn til å velge et annet dokumentlager, kan du velge det fra nedtrekkslisten. Dokumentlager er felles og settes når journalposten lages.
Dok.kategori
Dette blir i utgangspunktet satt når du velger dokumentmal – malen spesifiserer en standard kategori, som kan brukes ved søking. Dersom du vil merke dokumentet med en annen kategori enn standard for malen, kan du gjøre det fra nedtrekkslisten. Dette er aktuelt f.eks. hvis din organisasjon har behov for ved søking å skille mellom dokumenter som er produsert etter samme mal, men som har innhold i ulike kategorier.
Feltet brukes også for kategorisering i portaler.
Lokalisering
Dette er kun aktuelt hvis det er haket av for papirdokument i en elektronisk sak. Informasjonen i feltet Lokalisering vil fortelle hvor det fysiske papirdokumentet er lagret. Som eksempel kan feltet brukes hvis et vedlegg er arkivert et annet sted enn saken forøvrig.
Tilg.gruppe
Denne blir i utgangspunktet satt lik journalpostens gruppe, men kan endres for vedlegg.
Vedlegg
Dette kan ha egen gradering. Denne settes til XX som standard så lenge dokumentet er under arbeid. Hvis verdien er XX når status endres til F (ferdig), endres graderingen til den samme som journalpostens. Verdien kan også endres manuelt. Valgene er som for gradering av sak/journalpost.