En journalpost beskriver en forsendelse, og vil derfor ha beskrivelse av både avsendere og mottakere. Som regel har innkommende post eksterne avsendere og interne mottakere. Utgående post har interne avsendere og eksterne mottakere, og kan ha interne mottakere. Interne notater har interne avsendere og mottakere. Det må alltid være minst én sender og én mottaker (journalposttypene X og S krever kun avsender).
Det må være én behandlingsansvarlig. Normalt er det én saksbehandler som både opptrer som hovedavsender og behandlingsansvarlig for alle utgående og interne journalposter, og som mottaker av alle innkommende.
En kopimottaker får en sak til orientering, og forventes normalt ikke, som følge av mottaket, å foreta seg noe som har betydning for videre saksbehandling.
Under fanen Avsender/Mottaker kan du velge knappene Ny avsender, Ny mottaker eller Søk etter avs/mott for å legge inn avsendere eller mottakere. Hvis det allerede finnes avsendere og mottakere vises disse i en liste, hvor du kan dobbeltklikke på ønsket rad for å foreta endringer.
I nedtrekkslisten Flere valg kan du kopiere valgte adressater, lime inn som avsender eller mottaker, skjerme adressater og endre forsendelsesmåte for valgte mottakere.
Når det er flere adressater kan du skrive inn en fellesbeskrivelse i feltet Adressebeskrivelse (f.eks. «Alle grunneiere i Åsen»).
Ny mottaker eller avsender
Feltet Søk er av typen autofullfør slik at søket starter automatisk med en gang du taster inn tre tegn. Når du klikker på en resultatrad overføres informasjonen til de relevante feltene.
Dersom mottakeren du valgte er saksbehandler, erstattes et antall felt i bildet med felt relatert til intern saksbehandling.
Hak av i feltet Kopimottaker hvis denne mottakeren skal være kopimottaker,
Hak av for Skjermet hvis denne (eksterne) mottakeren skal være skjermet.
Forsendelelsesmåte angir hvordan mottageren skal få tilsendt forsendelsen. Hvis modulen ESA Forsendelse brukes vil feltet bli fylt ut av denne om det er blankt. Ønsker du en annen måte enn det ESA Forsendelse er satt opp til å bruke som standard, velger du fra nedtrekkslisten. ESA Forsendelse håndterer SvarUt, Digipost, e-post og MSH (BEST/EDU). Andre forsendelsesmåter må håndteres manuelt.
Forsendelelsesstatus og Sendt dato fylles ut automatisk når forsendelsen finner sted.
I feltet Kortnavn kan du skrive inn kortnavnet (tre bokstaver) og klikke tab. Da fylles øvrige relevante felt ut automatisk.
Klikker du lupeknappen ved adressefeltet får du opp et vindu hvor du kan søke etter gate-/veinavn i Postens adresseregister. Når du klikker OK fylles postnummer og #sted automatisk ut.
Med lupeknappen ved poststed kan du velge postnummer og #sted i Postens postnummerregister. Når du klikker OK fylles feltene ut automatisk.
Hvis du ser at dette blir feil kan du trykke Nullstill og starte på nytt eller trykke Avbryt og gå tilbake til listen. Har du benyttet Legg til er det kun det som ble lagt inn etter Legg til som mistes.
Klikk Legg til for å sette mottakeren inn i journalposten. Feltene blir blanket ut og du kan legge inn neste mottaker.
Klikk OK for å legge til valgt mottaker og lukke vinduet.
Søke etter avsendere og mottakere