Kommandoen Eksporter til politiker i feltene Før og Etter vises bare dersom du har modulen Politiker.
Her kan du i forkant (eller etterkant) av et møte velge om sakslisten med utvalgte dokumenter skal gjøres tilgjengelig for politikerne ved hjelp av kommandoen Eksporter til politiker. Dette gjøres når saksliste/sakspapirer/innkalling er ferdig og erstatter/supplerer utsendelse av disse til politikerne.
Møtedokumentene kopieres til den angitte katalogen sammen med en indeksfil som gir god oversikt over dokumentene. Brukerne kan klikke på lenker i indeksfilen for å få vist dokumentene. Indeksfilen kan lages enten i HTML-format for visning i en nettleser eller i MM-format for visning i gratisprogrammet FreeMind.
Det anbefales at man først utfører valget Konverter til PDF. Da får politikerne dokumentene i PDF i stedet for for eksempel Word, og alle ledetekster i dokumentene vil være fjernet.
Sakene vil vises i indeksfilen uavhengig av om dokumentene legges ut.
Når du velger Eksporter til politiker får du opp et bilde med følgende muligheter:
· Velge hvilke møtedokumenter som skal kopieres til angitt disk.
· Velge hvilken katalog filene skal legges på. Alle filene legges på denne katalogen.
TIPS: Bruk klipp og lim fra adressefeltet i Utforsker.
· Velge om også vedleggene til de valgte dokumentene skal eksporteres (hak av for Ta med vedlegg).
· Velge om indeksfilen skal være i HTML eller MM-format (krever produktet FreeMind for å vises). Indeksfilen gis navnet index.html eller index.mm og legges ut på samme katalog som dokumentene. Hele sakslisten vil vises i indeksfilen, også saker der dokumentene ikke legges ut.
Klikk OK for å kopiere de angitte filene til angitt katalog.
Merk: Kun saker som har status SK (Satt på sakskart) eller er ferdigbehandlet, tas med.
Merk: Kun dokumenter som er ferdige når funksjonen benyttes (og som kan legges ut på offentlig journal) tas med. D.v.s. at dokumenter unntatt offentlighet ikke vil kopieres. Hvis politikerne skal ha med møteprotokollen etc., må valget gjentas når møteprotokollen (og saksprotokollene) er ferdig.
Merk: Distribusjon av filene til den enkelte politikers PC / annen tilgjengeliggjøring for politikerne må gjøres (manuelt) i etterkant. Dette gjøres normalt ved hjelp av programmet Papirløse møter som du finner under programmenyen ESA (menyen kan være tilpasset din organisasjon).