Kommandoene Gjør tilgjengelig for portal og Gjør utilgjengelig for portal vises bare dersom du har modulen Publikum.
Her kan du i forkant (eller etterkant) av et møte velge om sakslisten skal gjøres tilgjengelig ved hjelp av kommandoen Gjør tilgjengelig for portal. Dette gjøres når saksliste/sakspapirer/innkalling er ferdig og sendt til utvalgsmedlemmene.
Sakene gjøres tilgjengelige uavhengig av om dokumentene også gjøres det.
Du får opp en dialogboks der du har følgende valgmuligheter:
· Velge hvilke møtedokumenter som skal overføres til portalen.
· Velge om vedleggene til de valgte dokumentene skal tilgjengeliggjøres (hak av for Ta med vedlegg).
Klikk OK for å sette de angitte sakene og dokumentene tilgjengelig for portaler.
Merk: Kun journalposter med status som kan legges ut på offentlig journal når funksjonen benyttes, tas med. Kun dokumenter i disse som er ugradert, er ferdige og som er på arkivformat (PDF) når funksjonen benyttes, tas med. Valget huskes ikke, så du må gjenta når møtet er ferdig (protokollen er ferdig) for å ta med alle møtedokumenter!
Dokumenter med variant O (offentlig versjon) vil være tilgjengelig uavhengig av valgene her så lenge journalpostene er tilgjengelig (gjøres f.eks. via offentlig journal).
Gjør utilgjengelig for portal bruker du hvis du vil fjerne alle dokumenter fra en portal. Kommandoen vises bare dersom du har modulen Publikum. Du kan ombestemme deg ved å svare Nei i en dialogboks. Hvis du ønsker å fjerne bare enkelte dokumenter må du først fjerne alle og så overføre på nytt de du ønsker skal være tilgjengelig.