Fra møteprotokollen kan det lages saksprotokoller for de enkelte sakene og arkivere disse automatisk i de respektive sakene. Du kan også velge å lage saksprotokoll for alle sakene på en gang.
Når du har valgt saker, klikker du kommandoen Produser saksprotokoller for møtet som lager journalposter BEH (saksprotokoll) for hver møtesak. Dette setter i gang dokumentproduksjon som plukker ut vedtak og behandling fra møteprotokollen for hver enkelt møtesak og arkiverer disse i saksprotokollene. Dette skjer automatisk, og når hele prosessen er ferdig, får du melding fra tekstbehandler:
Merk: Det er nødvendig å lage saksprotokoller for sakene som er behandlet i møtet for at de nødvendige tekstene om behandling og vedtak skal komme med i sakspapirene til neste utvalg som skal behandle saken, og for at vedtaket skal bli med i Melding om vedtak.
Saksprotokollene får utvalgets navn, møtedato og saksnummeret som navn (mottaker) slik at det er lett å skille dem fra hverandre i journalpostoversiktene.
Saksprotokollene blir automatisk overskrevet hvis du velger å lage saksprotokoller på nytt, f.eks. fordi det ble gjort en endring i møteprotokollen.
Etter hvert som saksprotokollene blir arkivert, får dokumentene status F og journalpostene den statusen som er angitt som status for ferdig journalpost i Administrator.
Behov for å endre?
Hvis det er behov for å gjøre endringer i en saksprotokoll må først journalstatus og dokumentstatus endres tilbake til R og B. Bruk så nedtrekksmenyen og velg Saksprotokoll / Lag dokument Saksprotokoll for den aktuelle saken.
Hvis alle skal lages på nytt, må alle saksprotokollene først få ny status.
Saksprotokollene blir automatisk overskrevet hvis du velger å lage saksprotokoller på nytt, f.eks. fordi det ble gjort en endring i møteprotokollen. Dette betinger at dokumentstatusen for saksprotokollene er B. Har saksprotokollene fått status F, må status først endres tilbake til B.
Hvis du ikke har tilgang til å endre journalstatusen tilbake til R, må du få en arkivar til å gjøre dette for deg.
Merk: Hvis det er laget andre dokumenter (Melding om vedtak, Sakspapirer) basert på saksprotokollene blir ikke disse oppdatert!