Registreringen forgår i tre trinn (vinduer):
1. I det første må du eventuelt velge eller lage ny sak, og så velge dokumentmal og type journalpost hvis du skal produsere hoveddokument, samt hvilke journalposter denne eventuelt er svar på.
2. I det andre legger du inn avsender og mottakere og detaljer om journalposten. Her kan du lagre og eventuelt produsere hoveddokumentet, eller gå videre til tredje trinn hvis journalposten skal graderes eller det skal legges til vedlegg.
3. I tredje trinn kan du velge gradering for journalposten og beskrive eventuelle vedlegg til journalposten, og kan lagre og eventuelt produsere.
Du kan starte registreringen av en ny journalpost på flere måter, blant annet:
· Fra en sak ved å klikke knappen Ny journalpost eller velge fra nedtrekkslisten til venstre på en journalpost.
· Fra nedtrekkslisten på en milepæl i saken.
· Fra en sak i oppgavelisten og en knapp under fanen Utvalgsbehandling.
· Fra et møte ved å klikke knappen Ny journalpost. Knappen er bare tilgjengelig når det er laget arkivsak for møtet.
Trinn 1: Angi sak, dokumentmal og type
Fanen Tilhørende sak er delt inn i områdene Tilhørende sak, Dokumentmal og eventuelt en liste over dokumenter.
Områdene er:
Tilhørende sak
Hva som vises i området Tilhørende sak avhenger om du startet veiviseren fra navigasjonsområdet eller fra en eksisterende sak.
Her bestemmer du hvilken sak journalposten skal knyttes til. Du kan skrive inn saksnummer eller stikkord i feltet Finn sak, klikke på lupesymbolet og velge fra en liste, eller klikke Lag ny sak. Feltene under Ny sak er beskrevet i Ny sak.
Hvis du startet fra en eksisterende sak vises nummer og navn på saken, samt knappen Vis/skjul saksdetaljer. Bruk denne hvis du vil se tilhørende saksdetaljer. Feltene som vises her er beskrevet i Ny sak.
Dokumentmal
Feltene i området Dokumentmal vil ofte være ferdig utfylt, avhengig av hvilken kommando du benyttet, samt oppsett av systemet. For noen dokumenter er det fast dokumentmal og feltet er grått. For øvrig velger du fra nedtrekkslisten.
Type (journalposttype) vil vanligvis være utfylt. Hvis forhåndutfylt type ikke stemmer, velger du fra nedtrekkslisten. Avhengig av oppsett kan valg av dokumentmal også endre type.
Legg merke til at journalposttypen sier hvordan dokumentet håndteres i saksbehandlingen – ikke om innholdet i dokumentene. De mest brukte typene er:
· I – inngående: Post mottatt fra eksterne. Disse dokumentene er ofte mottatt på papir, men ved mottaket kan de være skannet inn, tilgjengelige som bilder i det elektroniske arkivet.
· U – utgående: Dokumenter produsert i din organisasjon, som skal sendes eksternt, som regel tilgjengelig på elektronisk form, men ofte både utsendt og arkivert på papirform.
· N – notat: Internt notat skrevet som del av saksbehandlingen, men som normalt ikke distribueres til eksterne parter i saken. Sendes internt for intern oppfølging
Hvis dokumentet du skal lage er svar på et dokument velger du dette fra listen.
Har du valgt Lag svar vil journalposten du tok utgangspunkt i være haket av.
Art vil være DOK når du oppretter journalposten gjennom webklienten. Andre journalpostarter kan være definert, f.eks. HNV (henvendelse), BEH (saksprotokoll) og IS (registrering av søknad om stilling).
Dokumenter tilhørende sak
Dersom du startet veiviseren fra en eksisterende sak vises denne listen med dokumenter i tilhørende sak. Hak eventuelt av hvilke(t) dokument dette er svar på.
Klikk Neste for å gå til trinn 2 i veiviseren.
Trinn 2: Angi informasjon om registreringen
Under fanen Detaljer og Avs/Mott angir du mottaker(e), hvem som er saksbehandler, og andre journalpostdetaljer. Enkelte felt er normalt fylt ut automatisk. Vinduet er delt inn i områdene Ekstern mottaker (eller avsender), Ansvarlig og Journalpostdetaljer.
Med knappene Ny mottaker, Ny avsender, Søk etter avs/mott kan du legge inn avsendere og mottakere for journalposten. Dette er beskrevet i Avsendere og mottakere.
Områdene er:
Ekstern mottaker (eller avsender)
Valg av journalposttype (Dok.mal) under fane 1 (Tilhørende sak) bestemmer om feltet skal gjelde mottaker eller avsender.
Feltene brukes for én eller flere eksterne adressater. Er det flere adressater vises nå feltet Adressebeskrivelse, og det er denne adressaten (f.eks. «Alle grunneiere i Åsen») som vises i postlisten, og som settes inn som mottaker i brevet hvis du velger Lagre og prod. dok.. Du kan også legge inn interne via Søk, Ny mottaker eller Søk etter avs/mott.
Hvis du velger Lagre og produser flettebrev vil det i tillegg til det personlige brevet til de enkelte mottakerne produseres ett dokument for arkivering. Dette har teksten fra feltet Adressebeskrivelse som mottaker.
Ansvarlig
Feltene i dette området er normalt fylt ut automatisk, men du kan velge selv. Feltene er av type autofullfør.
Journalpostdetaljer
Feltene i dette området er normalt delvis fylt ut automatisk.
Innhold
Feltet gir en kort beskrivelse av det eller de dokumenter journalposten gjelder; det kan f.eks. være Søknad om byggetillatelse Nyveien 25 eller Svar på byggesøknad. Feltet må fylles ut.
Feltet har to linjer. I graderte journalposter kan linje 2 skjermes.
Beskrivelse
Her kan du om ønskelig fylle inn generelle kommentarer om denne journalposten. Beskrivelse benyttes til en kortfattet vurdering av journalposten, og kan bestå av inntil 255 tegn, og den vises på en del rapporter. Feltet kan skjermes.
Tilg.gruppe
Feltet er i utgangspunktet fylt ut med primærgruppen til saksbehandleren for saken, men du kan bruke autofullførfunksjonen.
Status (journalstatus)
For en ny journalpost er R mest vanlig for internt produserte (DOK/U); M, S eller J for eksternt produserte (DOK/I). Administrator kan definere nye koder. Se mer i Journalpost.
Deres ref.
Dette er avsenders referanse for inngående.
Journalpostflyt
Denne er normalt forhåndsvalgt. Kan endres hvis det er ønske om annen prosess. Du velger fra nedtrekksliste.
Valgene i listen angir hvilke statuser journalposten skal gjennom, samt hvilke aktivitetsvalg som skal være tilgjengelig for hver status. Dette er spesifikt for den enkelte organisasjon, og blir definert i ESA Administrator.
Registreringsdato, Datert, Mottatt dato og Svarfrist er beskrevet i Journalpost.
Klikk Neste>> igjen hvis du vil legge inn gradering eller vedlegg i journalposten.
Hvis journalposten ikke skal graderes eller skal ha vedlegg kan du nå lagre og produsere dokumentet. Lagre-knappene er beskrevet i nedenfor under Avslutte registreringen.
Trinn 3: Gradering og Dokumenter
Under fanen Gradering og Dokumenter velger du gradering for journalposten, og kan legge til dokumenter.
Områdene er:
Gradering
Feltene i dette området er beskrevet i detalj i Gradering. Nederst i dette området velger du hvilke felt som skal skjermes.
Når en journalpost er gradert, blir journalpostsymbolet utstyrt med en hengelås.
Dokumenter
I dette området kan du beskrive og legge dokumenter til journalposten.
Knappen Nytt Hoveddokument (som heter Nytt vedlegg dersom det allerede finnes et dokument) åpner feltene hvor du beskriver dokumentet som skal vedlegges.
Merk: Knappene Legg til, OK og Avbryt midt i dette området kun gjelder for området Dokumenter, ikke for hele fanen Gradering og Dokumenter!
Dokumenttittel
Journalpostens innholdsbeskrivelse blir satt inn som forslag, men kan endres.
Status
Denne er i utgangspunktet satt til B, og blir satt til F når dokumentet er ferdig (endelig).
Malnavn
Dette benyttes for egenproduserte dokumenter. Også skanning kan styres via malnavn. PDF og TIF er de mest vanlige.
Dok.lager
Dette er satt til standard dokumentlager for deg. Hvis du ønsker et annet, kan du velge det fra nedtrekkslisten.
Dok.kategori
Dette blir i utgangspunktet satt når du velger dokumentmal – malen spesifiserer en standard kategori, som kan brukes ved søking.
Last opp fil
Klikk Bla gjennom og velg ønsket fil. Denne vises i listen nederst i bildet.
Lokalisering
Dette benyttes for å angi hvor et fysisk dokument er lagret når det er haket av for papirdokument.
Variant
Normalt lar du du Produksjonsformat stå. Ved tilknytning av fil som du vet er i Arkivformat kan du velge denne fra nedtrekkslisten. Andre verdier er for spesiell bruk.
Tilg.gruppe
Samme som i journalpostdetaljer under fanen Detaljer, men kan endres.
Lagringsformat
Denne settes automatisk ved valg av mal og angir verktøy til bruk for å produsere dokumentet. For variant Arkivformat må du velge RA-xxx. For andre vil UKJENT – Lagringsformat ikke angitt være ok i de aller fleste tilfeller.
Dersom et vedlegg skal ha annen gradering enn journalposten må du bruke Velg gradering, Hjemmel, Graderingskode, Avgraderingskode og Avgraderingsdato. Disse er beskrevet i Gradering.
Klikk Legg til for å legge til nok et vedlegg, OK når du er ferdig, eller Avbryt for å avslutte handlingen. Dette må gjøres før du velger Lagre/produser.
Igjen: Legg merke til at dette ikke er samme som Avbryt og Lagre nederst i bildet.
Avslutte registreringen
Når du er ferdig med registreringen av journalposten har du flere lagringsvalg.
Den venstre Lagre-nappen er en snarvei for tilsvarende valg under den høyre Lagre-knappen beskrevet nedenfor.
Dersom det er angitt dokumentmal i første ller tredje fane, heter knappen Lagre og prod. dok.
Dersom journalposten har flere mottakere heter knappen Lagre og prod. flettebrev.
Lagrekommandoene er deaktivert (grå) hvis det ikke er valgt dokumentmal under fanen Tilhørende sak.
Lagre
Lagrer journalposten. Eventuelle dokumenter kan da lages senere fra dokumentfanen i journalposten.
Lagre og prod. dok. lagrer journalposten og starter dokumentproduksjonen av hoveddokumentet.
Lagre og prod. flettebrev lagrer journalposten og starter dokumentproduksjonen av flettebrev.
Merk: Flettebrev kan sendes via e-post, men vil ha «f1», «f3», osv. i adressefeltet, men ikke mottakers navn.
Bruk av flettebrev anbefales ikke ved elektronisk arkiv/distribusjon siden arkivert dokument og dokument ved elektronisk distribusjon da vil ha plassholderen «f1» som mottaker.
Lagre og prod. strek-/QR-koder
Lagrer journalposten og produserer kodeetiketter eller kodeark for skanning. (Strekkodearkene brukes som skilleark, f.eks. ved innskanning av dokumenter.)
Etikettene klistres på de enkelte dokumentene, mens arkene legges foran de enkelte dokumentene for bunkeskanning. Se i brukerhåndboken for mer om skanning.
Når du har lagret journalposten vises en dialogboks hvor du kan velge neste handling.