Tilgangsgrupper angir hvem andre enn saksansvarlig på sak, behandlingsansvarlig og interne avsendere/mottakere av journalpost, samt deres ledere, som skal ha full eller begrenset tilgang til en sak, journalpost eller dokument.
De med full tilgang kan endre (kan være begrenset av status og generelle rettigheter), de med begrenset tilgang kan se også skjermet informasjon (gitt klarering).
Normalt velger du en av fellesgruppene som din administrator har satt opp, men noen ganger er det behov for å legge til eller trekke fra personer som skal ha tilgang. Da kan du lage en egen tilgangsgruppe for den aktuelle saken/journalposten.
Når du lager egen tilgangsgruppe for saken får du spørsmål om de journalpostene som har samme tilgangsgruppe som saken også skal omfattes av den egne tilgangsgruppen.
Når du lager egen tilgangsgruppe for journalposten og svarer ja på spørsmålet over, får dokumentene som hadde samme tilgangsgruppe, den egne tilgangsgruppen.
Når gruppen lages kopieres alle tilganger fra den gruppen saken/journalposten hadde.
Når den egne gruppen slettes, får saken/journalposten tilbake den opprinnelige gruppen.
For å gi tilgang til nye personer, fjerne tilgangen til eksisterende eller endre tilgangene mellom full og begrenset, velger du Endre egen tilgangsgruppe.
Når dette bildet åpnes, inneholder listene på høyre side eksisterende tilganger. I disse listene kan du merke og slette tilganger, og dra og slippe mellom disse dem.
Listen på venstre side er søkeresultater etter søk fra søkefeltene øverst. For å velge tilganger, drar du elementer fra venstre liste og inn i en av listene på høyre side.
Med knappene øverst i vinduet kan du lage en egen tilgangsgruppe for denne saken. Når du klikker Lag egen tilgangsgruppe får du spørsmål om journalpostene med den samme tilgangsgruppe som saken også skal få sakens nye tilgangsgruppe. Det lages ny gruppe og knappen endres til Endre egen tilgangsgruppe.
Endre egen tilgangsgruppe åpner et vindu hvor du endrer hvem som skal være i denne gruppen. I utgangspunktet har gruppen samme medlemmer som den opprinnelige gruppen på saken.
Slett egen tilgangsgruppe stiller tilgangsgruppen (feltet Tilg.gruppe) tilbake til det den var.