Sak

Når du åpner en sak, for eksempel fra oppgavelisten Mine saker eller via lenke fra journalpost, vises elementer i saken, markert med faner. Når du klikker på en fane åpnes et vindu hvor du kan se eller angi relevant informasjon.

Med knappen Ny journalpost kan du registrere en ny journalpost.

Oppfrisk brukes for å få med de siste endringer dine kolleger (eller du selv) eventuelt har gjort. Den kopien du tidligere fikk fra databasen blir da strøket, og en ny, oppdatert kopi hentet inn fra databasen.

Advarsel: Hvis du selv har gjort endringer i den saken du oppfrisker, og ikke lagret, blir også disse endringene strøket!

I nedtrekkslisten Aksjon kan du lage kopi av saken, konvertere alle dokumenter til PDF, avslutte saken, eller sende beskjed til arkivet om at saken er ferdig behandlet.

Valgene er:

Lag kopi av saken
Lager en kopi av den eksisterende saken, men uten de dokumenter som er knyttet til den. Saksart, sakstype, ansvarlig saksbehandler, tilgangsbegrensninger og lignende detaljer vil være de samme. Også sakstittel vil være kopiert, men både denne og andre detaljer kan endres før du lagrer saken.

Lag saksomslag
Starter tekstbehandleren og legger inn saksnummer og arkivkoder i et dokument.

Konverter alle dokumenter til PDF
Konverterer alle dokumenter i alle journalposter til arkivformat. Se beskrivelse i Konverter dokumenter til PDF.

Legg alle dokumenter i PDF konverteringskø
Denne kommandoen legger alle ferdigstilte dokumenter i en kø for konvertering på serveren. Prosessen på serveren gjør at de sist innlagte dokumentene konverteres først. Se beskrivelse i Konverter dokumenter til PDF.

Gjør tilgjengelig for portal
Åpner en dialogboks hvor du velger om du skal publisere bare journalposten, journalposten med hoveddokument eller journalposten med dokumenter. Se beskrivelse i Gjøre møte tilgjengelig for portal.

Gjør utilgjengelig for portal
Åpner en dialogboks hvor du kan velge å fjerne dokumentene for denne journalposten fra portal. Se beskrivelse i Gjøre møte tilgjengelig for portal.

Fordel sak og journalpost
Viser en dialogboks der du kan velg hvem som skal ta over ansvaret for saken og evt. også uferdige journalposter, samt klare milepæler.

Valgene under den nederste delestreken i listen er alltid spesifikke for den enkelte organisasjon og journalpoststatus. Dette er generelt beskrevet i Oppgaver.

Nedtrekkslisten Flere saksdetaljer viser øvrige elementer som inngår i saken. Hvilke elementer som vises i listen avhenger av saksarten. Tall i parentes angir antall forekomster per element.

Oppgavefeltet til høyre i bildet er beskrevet i Ny/Endre/Fordel oppgave.

Hvis du haker av for Saken er lånt ut må du fylle ut feltene for utlånsdato, hvilken saksbehandler og/eller hvilken organisasjonsenhet saken er lånt ut til. Dette gjelder bare for fysisk papir-sak.[Skriv inn et sitat fra dokumentet eller sammendrag av et interessant poeng. Du kan plassere tekstboksen hvor som helst i dokumentet. Bruk kategorien Tekstboksverktøy for å endre formateringen av tekstboksen for sitat.]

Hvilke kategorier som er relevant for en sak avhenger av saksart og sakstype (se nedenfor). Når du velger en kategori vises et vindu med de opplysningene som i øyeblikket er registrert om saken. Her kan du eventuelt gjøre endringer i nåværende opplysninger ved å klikke på ønsket rad, eller legge inn nye ved å klikke den relevante knappen, f.eks. Ny arkivkode under fanen Arkivkoder, som åpner et registreringsskjema for de nye dataene.

Når du har gjort alle registreringer og/eller endringer i den aktuelle saken klikker du Lagre. Dersom du er innom mange vinduer kan det lønne seg å lagre etter hvert som du er ferdig med dem.

Gradering