ESA har kraftige og sikre mekanismer for å sørge for at bare autoriserte brukere har tilgang til saker, journalposter og dokumenter.
Under forutsetning av at saksbehandler er autorisert for den tilgangskoden som er benyttet har:
· saksansvarlig, samt dennes ledere, tilgang til saken, samt alle journalposter og dokumenter i saken
· interne avsendere og mottagere, samt disses ledere, tilgang til journalposten og alle dokumentene i denne
· arkivet normalt full tilgang til alt
I tillegg kan man gi andre tilgang til saken, journalposten, dokumentet etc. ved å påføre en tilgangsgruppe på disse.
I tilgangsgruppene kan man ha fullt medlemskap (lese- og skrivetilgang) eller begrenset medlemskap (kun lesetilgang).
Er det påført en tilgangskode er det kun de som er nevnt her som vil se skjermede opplysninger, inkl. lesetilgang til dokumentene.
Merk at det kan være midlertidige begrensninger i innsynet grunnet status på journalposten og begrensninger i oppdateringstilgangen grunnet generelle rettigheter for de enkelte.
Tilganger via tilgangsgruppen kan begrenses til kun lesetilgang (de som har begrenset medlemskap i gruppen).
Tilgangsgrupper vedlikeholdes i ESA Administrator, og kan tilpasses av den enkelte organisasjon eller kommune.
I tillegg til de generelle gruppene kan man lage egen gruppe for en sak eller en journalpost. Disse vedlikeholdes under fanen Saksdetaljer og Journalpostdetaljer.