Med knappene øverst i vinduet kan du lage en egen tilgangsgruppe for denne journalposten. Når du klikker Lag egen tilgangsgruppe lages gruppen og knappen endres til Endre egen tilgangsgruppe.
Endre egen tilgangsgruppe åpner et vindu hvor du endrer hvem som skal være i denne gruppen. I utgangspunktet har gruppen samme medlemmer som den opprinnelige gruppen på journalposten.
Slett egen tilgangsgruppe stiller tilgangsgruppen (feltet Tilg.gruppe) tilbake til det den var.
Se mer om egne tilgangsgrupper i Egen tilgangsgruppe .
Feltene i fanen Journalpostdetaljer er:
Art
Se beskrivelse i Ny journalpost.
Type
Se beskrivelse i Ny journalpost.
Innhold
Her gir du en mest mulig beskrivende tekst for journalposten du registrerer. Tittel består av 2 felt/linjer – det må være registrert noe i felt/linje 1 for at du skal kunne lagre journalposten. Tittelen brukes i overskrifter, journalpostsoversikter osv. Hvert felt/linje kan inneholde opp til 127 tegn.
For graderte journalposter kan felt/linje 2 i tittel skjermes. Du bør derfor bruke felt/linje 2 til den sensitive delen av beskriv"elsen for en gradert journalpost.
Merknad
Her kan du om ønskelig fylle inn generelle kommentarer om denne journalposten. Merknad benyttes til en kortfattet vurdering av journalposten, og kan bestå av inntil 255 tegn, og den vises på en del rapporter. I forhold til Noark 4 anses dette feltet å være en arkivmerknad. Feltet kan skjermes.
Legg merke til at det også kan legges inn én eller flere kommentarer («gule lapper») til en journalpost, se .Ny/Endre kommentar.
Tilgangsgruppe
Den tilgangsgruppen (ofte forkortet til gruppe) som er satt for en journalpost bestemmer sammen med påførte interne avsendere og mottakere hvem som har adgang til å lese journalpostens dokumenter. Feltet er i utgangspunktet fylt ut med primær"gruppen til saksbehandleren for journalposten, men du kan skrive inn en annen enhet eller søke i hjelperegisteret for organisasjonsenheter ved hjelp av autofullførfunksjonen.
Merk: Hvis du ikke velger gradering og tilgangsgruppe, men lar disse følge saken, vil de endres til det samme som endringer foretatt i selve saken (fanene Saksdetaljer og Gradering).
Status
Tilgang til forskjellige statuskoder styres av ESA administrator, og alternativene avhenger av arkivtype.
Normalt endrer man ikke statusen manuelt, men velger en aktivitet fra oppgavelisten som automatisk endrer statusen for journalposten. Dette kan være aktiviteter som er ferdig og sendes leder for godkjenning.
For Noark 4 og 5 er følgende verdier definert:
A – Avsluttet: Endelig kode for journalposter i elektronisk arkiv. Alle dokumenter bør være ferdig konvertert til PDF og evt. svar være ekspedert.
E – Ekspedert: Journalposten med dokumenter er ekspedert til mottakerne.
F – Ferdig fra saksbehandler: Journalposten og alle dokumenter er ferdigstilt og klart for godkjenning/ekspedering.
G – Godkjent av leder.
J – Midlertidig: Brukes for eksternt produserte dokumenter; journalposten er ferdig registrert med evt. innskanning/tilknytning av dokumenter. Kan også benyttes for internt produserte dokumenter; journalposten med dokumenter er ekspedert til mottakerne.
M – Midlertidig journalført av arkiv. Brukes for eksternt produserte dokumenter; startverdi for journalpoststatusen som beholdes mens dokumentene skannes og journalposten ferdigregistreres.
R – Reservert/konsept: Brukes for internt produserte dokumenter; startverdi for journalpoststatusen, som beholdes mens dokumentet utformes.
S – Midlertidig: Brukes for eksternt produserte dokumenter; startverdi for journalpost"statusen, som beholdes mens dokumentene skannes eller tilknyttes og journalposten ferdigregistreres.
Utkast (konsept) til dokumenter:
· Et utkast registreres i journalposten med status R (reservert). Det er mulig å definere flere koder som «midlertidig», bl.a. setter noen av kodene F og G som utkast for at interne ikke skal se journalposten før den er «ekspedert» (se under for tilgang til utkast).
· Så lenge journalposten har en status som er klassifisert som midlertidig er den normalt kun synlig for behandlingsansvarlig (avsender), eventuelle medavsendere, deres ledere og arkivet. Det kan settes opp i administrator at interne mottakere og/eller medlem av tilgangsgruppen skal ha tilgang til journalpost med en gitt status (også R) utover de tilgangene som gjelder for «alle».
· Utkast kommer ikke med på postlisten. Du må endre status til en status som er klassifisert som ”på postlisten” for å få dem med der (gjøres normalt ved å velge en oppgave som endrer status). Når du gjør dette oppdateres registreringsdatoen samtidig til dagens dato. Registreringsdatoen vil også oppdateres hvis status endres fra en utkastkode til en kode klassifisert som ”under arbeid”.
· Merk at interne mottakere vil se journalposten så snart den ikke lenger har utkaststatus «under arbeid». I mange installasjoner betyr det at en journalpost lagt til leder for godkjenning (status F) vil være synlig for mottakerne og komme opp som ulest for disse.
Alle journalposter med dokumenter må ferdigstilles før en sak kan avsluttes.
Vi anbefaler at du ikke endrer status manuelt, men lar journalprosessen ordne dette.
Registreringsdato
Fylles automatisk inn med dagens dato da journalposten ble registrert, men kan endres. Hvis registreringsdatoen endres, endres svarfristdatoen tilsvarende gitt at opprinnelig svarfrist var standard antall dager etter opprinnelig registreringsdato.
Datert
Datoen som er påført brevet eller poststempelet på konvolutten
Svarfrist
Dato for fristen for å svare på brevet. Hvis svarfristdatoen endres, endres svarfrist for alle mottakere som hadde samme opprinnelig svarfristdato.
Deres ref.
Avsenders referanse for inngående.
Adressebeskrivelse
Brukes hvis det er flere eksterne adressater, og er den adressaten som vises i postlisten (f.eks. «Alle grunneiere i Åsen».) Flettes inn i brev hvis det ikke lages egne brev til hver enkelt, dvs. ikke lages flettebrev.
Avskrivingsmåte
Forteller hvordan et mottatt dokument er håndtert. Er det flere mottakere viser koden ALL for «alle».
Avskrivingsdato
Dato alle mottakere har avskrevet. Datofeltet blir ikke fylt ut før eventuelle svar er ekspedert..
Journalpostflyt
Se beskrivelse i Ny journalpost.
Publisert
Gjelder bare for ferdig journalpost. Er haket av dersom saksbehandler har gjort journalposten tilgjengelig for portal via menyen Aksjon.
Hak av og klikk Lagre hvis du vil publisere direkte. Dette kan kun gjøres for journalposter som har status så de kan stå på postliste.
Dato
Når publisert.
Av
Navn på saksbehandler som publiserte.
Tilleggskode
Benyttes når man benytter K-kodesystemet som arkivnøkkel. Velges fra nedtrekksliste.